Tugas Softskill Minggu Ke 2

• Langkah-Langkah Pendekatan Sistem

Dalam melakukan pendekatan sistem ada langkah-langkah dan tahapan yang bisa dilakukan.

Tahap 1:

Usaha persiapan
Langkah-langkahnya adalah memandang perusahaan sebagai suatu sistem, mengenal sistem lingkungan (pemegang saham, pelanggan, masyarakat keuangan, masyarakat global, pemerintah, pesaing, pemasok, serikat kerja), mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan.

Tahap 2:

Usaha definisi
- Suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah).
- Mempelajari masalah untuk mencari solusi (pemahaman masalah).
- Mencari pemicu masalah (problem trigger) yang dapat berasal dari lingkungan atau dari dalam perusahaan.
- Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem. Caranya adalah menganalisis sisem menurut subsistem-subsistemnya. Kemudian apakah susbsistem itu terintegrasi menjadi satu unit yang berfungsi lancar? Lalu apakah semua subsistem bekerja untuk mencapai tujuan sistem? Setelah itu analisa top-down untuk mengidentifikasi tingkat sistem dimana penyebab persoalan berada.
- Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.

Elemen-elemen sistem dapat dianalisis secara berurutan, yaitu:
1. Mengevaluasi standar (standar harus sah/valid, standar harus realistis, standar harus dimengerti oleh mereka yang akan mencapainya, dan standar harus terukur).
2. Membandingkan sistem output dengan standar.
3. Mengevaluasi manajemen.
4. Mengevaluasi pengolah informasi.
5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
6. Mengevaluasi proses transformasi.
7. Mengevaluasi sumber daya output.

Tahap 3:

Usaha solusi
- Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi. Dengan cara mencari jalan yang berbeda untuk memecahkan masalah yang sama. Seperti Brainstorming (tukar pikiran), dan Joint Application Design (rancangan aplikasi bersama).
- Mengevaluasi berbagai alternatif solusi. Contohnya dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, untuk mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.
- Memilih solusi terbaik. Dengan cara menganalisis suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan dan mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi. Kemudian memberi penilaian atas proses mental manajer. Setelah itu melakukan tawar-menawar atau negosiasi antara beberapa manajer.
- Menerapkan solusi. Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik tapi perlu diterapkan.
- Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.

Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

Ada beberapa faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah yaitu :

1. Gaya merasakan masalah
Bagaimana menghadapi masalah ada 3 kategori:
- Penghindar masalah. Yang menghalangi kemungkinan masalah-mengabaikan informasi.
- Pemecah masalah. Tidak mencari masalah tidak juga menghindari masalah. Bila ada masalah akan dipecahkan.
- Pencari masalah. Menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

2. Gaya mengumpulkan informasi
- Gaya teratur. Mengikuti dan menyaring yang tidak berhubungan dengan bidangnya.
- Gaya menerima. Ingin melihat semua masalah dan menilai informasi tersebut.

3. Gaya menggunakan informasi
- Gaya sistematis. Mengikuti metode/cara yang telah ditetapkan.
- Gaya intuitif. Menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Walau tidak semua manajer mengikuti pendekatan sistem dalam pemecahan masalah, pendekatan sistem merupakan metodologi sistem dasar. Jadi manajer harus bisa menempatkan pendekatan sistem secara perspektif.

Sumber : http://a69670.wordpress.com/2010/01/01/pendekatan-sistem/

• Beberapa Sifat Pengolahan Data yang Membedakan Dengan Area Aplikasi Lain

Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi computer lain.

System pengolahan data :

a. menjalankan tugas penting

b. mengikuti prosedur standar secara relative

c. mendapatkan data yang lengkap

.

d. Mempunyai focus historisa yang palin utama

e. Memberikan informasi pemecahan masalah minimal.

Sumber: http://memoriesofkimche.blogspot.com/2012/10/sistem-informasi-manajemen-i.html

Definisi sistem pakar menurut para ahli :

- Program komputer yang dirancang untuk memodelkan kemampuan penyelesaian masalah yang dilakukan oleh seorang pakar ( Human expert )

- Suatu model dan prosedur yang berkaitan dalam suatu domain tertentu, dimana tingkatkeahliannya dapat dibandingkan dengan seorang pakar.

            

Seorang pakar/ahli (human expert) adalah seorang individu yang memiliki kemampuan pemahaman yang superior dari suatu masalah.

Misalnya: seorang dokter, penasehat keuangan, pakar mesin mobil, dll.

Kemampuan kepakaran:

-          Dapat mengenali (recognizing) dan merumuskan masalah

-          Menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat

-          Menjelaskan solusi

-          Belajar dari pengalaman

-          Restrukturisasi pengetahuan

-          Menentukan relevansi/hubungan

-          Memahami batas kemampuan

• Contoh Sistem Pakar/Expert Sistem

1. MYCINDirancang oleh Edward Feigenbaum (Universitas Stanford) th ’70 an untuk Diagnosa Penyakit.

2. DENDRAL untuk Mengidentifikasi struktur mo-lecular campuran yang tidak dikenal.

3. XCON & XSELDikembangkan oleh DEC dan CMU, akhir ’70 an untuk Membantu konfigurasi system computer besar.

4. SOPHIE, Analisis sirkuit elektronik

5. PROSPECTORDidesign oleh Sheffield Research Institute, akhir ‘70an untuk Digunakan di dalam geologi untuk membantu mencari dan menemukan deposit.

6. FOLIO untuk Membantu memberikan keputusan bagi seorang manajer dalam hal stok broker dan investasi.

7. DELTA utuk Pemeliharaan lokomotif listrik.

                        

sumber:http://ndygalery.blogspot.com/2010/10/expert-system-sistem-pakar.html

Abstraksi Penulisan Ilmiah (Sistem Informasi Manajemen 1#)

ABSTRAKSI

                Penulisan ilmiah ini menjelaskan mengenai aplikasi ketersediaan buku yang memiliki fasilitas memberikan nomor buku secara otomatis. Dan menjelaskan strategi apa yang dilakukan PT. Gramedia Asri Media dalam mempertahankan bisnisnya.
                Dalam penulisan ilmiah ini menggunakan aplikasi yaitu Visual Basic 6.0 dengan menggunakan aplikasi Visual Basic pada akhirnya dapat digunakan untuk mempermudah para konsumen dalam mencarikan nomor buku yang diinginkan tanpa harus mencarinya melalui karyawan PT. Gramedia Asri Media. Dan memudahkan dalam mengatur ketersediaan buku secara cepat dan efektif.

             

Tugas Softskill Minggu Ke 1

Sistem Informasi Manajemen


Definisi Informasi

Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu organisasi/perusahaan. Tanpa adanya suatu informasi dalam suatu organisasi, para manajer tidak dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Tanpa tersedianya informasi pun para manajer tidak dapat mengambil keputusan dengan cepat dan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. bahwa informasi merupakan sebuah keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Berikut ini adalah pengertian dan definisi informasi menurut beberapa ahli:

KUSRINI
Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ni atau mendukung sumber informasi

DAVIS
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang

MC LEOD
Infomasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti

FIRMANZAH
Informasi adalah data dan angka yang sudah diberi makna dan nilai

 JEREMY POPE
Informasi adalah kekuasaan. Semakin banyak orang memiliki informasi, pembagian kekuasaan akan semakin luas

Kebutuhan Informasi  Mendasar bagi  suatu Perusahaan dalam Mengembangkan Manajemen

Langkah-langkah yang diperlukan dalam siklus pengembangan untuk membangun dan mengimplementasikan sistem informasi bisnis di suatu perusahaan. Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang. Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup:

• Kebutuhan stratejik organisasi

•  Aspek legal pendukung organisasi

• Masukan kebutuhan dari pengguna 

Secara garis besar ada beberapa tahap yang biasa dijadikan sebagai batu pijakan atau model dalam melaksanakan aktivitas pengembangan manajemen , yaitu: perencanaan, analisis.

1. Tahap Perencanaan

Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan tersebut dilontarkan.

•  Ruang lingkup pengembangan  dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Unit organisasi, kegiatan  yang mana yang akan dilibatkan dalam pengembangan ini dan unit mana yang tidak dilibatkan? Informasi ini memberikan perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan.

• Dapat mengidentifikasi wilayah/area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga hal-hal demikian dapat dicegah sejak awal.

2. Tahap Analisis

Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.
Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut:
 
a. Menetapkan rencana penelitian sistem
b. Mengorganisasikan tim proyek
c. Mendefinisikan kebutuhan informasi
d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
e. Menyiapkan usulan rancangan sistem
f. Menyetujui atau menolak rancangan  pengembangan sistem
 
Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalah-masalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan.

Dari perspektif manajemen, adalah berupa suatu aktivitas di mana harus ada personil atau divisi yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang dinamis.

Informasi Perusahaan yg Berkembang dalam Manajemenya yaitu :

  

PT. Djarum

 
PT Djarum adalah salah satu perusahaan rokok di Indonesia. Perusahaan ini mengolah dan menghasilkan jenis rokok kretek dan cerutu.
Ada tiga jenis rokok yang kita kenal selama ini. Rokok Cerutu (Terbuat dari daun tembakau dan dibungkus dengan daun tembakau pula), rokok putih (Terbuat dari daun tembakau dan dibungkus dengan kertas sigaret), dan rokok kretek (Terbuat dari tembakau ditambah daun cengkeh dan dibungkus dengan kertas sigaret).
Rokok kretek adalah sebuah produk yang racikannya ditemukan oleh H. Djamhari (Kebangsaan Indonesia) pada tahun 1880 di kota Kudus (Kudus kota keretek). Saat itu H. Djamhari adalah seorang perokok dan ia sering merasa sesak napas. Saat ia menderita sesak, ia menggunakan minyak cengkeh untuk mengobati penyakitnya. Hingga suatu ketika ia mencoba meracik daun tembakau dan bunga cengkeh untuk rokoknya.

Alhasil percobaannya tersebut membuahkan hasil dan rokok tersebut disebut kretek karena letupan api yang membakar cengkeh menghasilkan bunyi tek-tek-tek. (Lintasan Sejarah dan Peranan Bagi Pembangunan Bangsa dan Negara, oleh Ong Hok Ham & Amen Budiman).
Pada tahun 1905, rokok kretek diproduksi untuk dipasarkan. M. Nitisemito adalah orang yang membangun perusahaan itu dan dinamakan Bal Tiga. Terbukti pasar untuk produk ini sangat pesat.

KUNCI KEBERHASILAN PT.DJARUM(Kejayaannya)

Setiap perusahaan yang melakukan bisnis di bidang apapun itu,hal utama yang menjadi tujuannya yaitu bagaimana perusahaan tersebut dapat berjalan dengan baik dalam arti tercapainya keberhasilan yang baik. Untuk mencapai tujuan itu, diperlukan suatu strategi manajemen yang sudah pasti dimiliki setiap perusahaan. Dalam Era ini dan dari tahun ke tahun, dapat dirasakan intensitas kompetesi bisnis berlangsung dengan cepat.

 
Tanpa kesadaran akan faktor-faktor atau nilai penentu keberhasilan (key success factors), maka suatu perusahaan boleh jadi akan gagap mengelola dirinya, untuk kemudian terkapar mati ditelan arus perubahan aman. Di Indonesia, industri yang boleh dikatakan hasilnya dinikmati semua kalangan yaitu rokok. Meskipun industri ini, melahirkan kontroversi di masyarakat namun juga memberikan sumbangan yang sangat besar bagi APBN. dan bukan nilai yang sangat kecil, begitupula dengan lapangan kerja yang telah diberikan industri ini.

 
Salah satu perusahaan rokok terbesar di Indonesia yang sudah melekat di hati masyarakat adalah PT.Djarum Indonesia. Perusahaan yang berdiri 21 April 1951 di Kota Wali Kudus, Semarang. Jawa Tengah.saat ini menjadi ikon pembangkit semangat Bakti Bangsa pada seluruh masyarakat Indonesia dan sudah barang tentu menjadi contoh bagi perusahaan-perusahaan lain dalam mencapai keberhasilan, seperti yang dicapai oleh PT.Djarum. Keberhasilan apa yang diraih PT. Djarum ?.Seperti yang telah saya jelaskan pada artikel saya sebelumnya bahwa keberhasilan dan kemajuan perusahaan dinyatakan sukses jika dalam pengelolaan atau penciptaan manajemen, lingkungan keselamatan, kesehatan kerja berjalan dengan baik.

 
PT.Djarum telah membuktikan hal tersebut dengan diraihnya beberapa penghargaan antara lain. Penghargaan Keselamatan dan Kesehatan Kerja tahun 2002 (Zero Accident Acknowlegment), Audit Exterl Keselamatan Kerja tahun 2004 dengan hasil 87%. Tahun 2005 berhasil mendapatkan Bendera Emas (Bendera Emas : Pemberian penghargaan untuk perusahaan dalam pengelolaan lingkungan yang baik bagi perusahaan dengan produksi bersih) dan Tahun 2007 mendapat hasil 93%. Penghargaan lain Certificate of Compliance ISO 9001-1994 (Penghargaan tahun 2001) kemudian diperbaharui menjadi ISO 9001-2000.
Dengan melihat prestasi tersebut diatas, muncul pertanyaan lagi bagaimana cara PT.Djarum dapat memperoleh keberhasilan tersebut. Akhir tahun 2007, PT.Djarum telah pembayar cukai pada pemerintah sebesar Rp.7,642 triliun, Rp.25.475/hari,dengan jumlah karyawan 74.490.dengan manajemen yang terstruktur memungkinkan perusahaan ini berkembang. PT. Djarum memiliki, 5 nilai-nilai inti dalam pengembangan perusahan. Nilai-nilai itu adalah 1).Fokus pada pelanggan, 2).Profesionalisme, 3).Organisasi yang terus belajar,4). Satu Keluarga,5). Tanggung Jawab Sosial.
Fokus pada pelanggan.Pelanggan merupakan bagian yang sangat penting dalam keberlangsungan suatu perusahaan, tanpa ada pelanggan, tanpa ketertarikan pelanggan terhadap produk yang telah diproduksi, perusahan akan mandet. PT.Djarum selalu mengutamakan agar pelanggan selalu puas terhadap produknya, dengan memberikan harga yang relatif rendah meskipun keuntungan yang dicapai berkurang, hal ini diatasi dengan peningkatan hasil yang baik dan jumlah penjualan, selain itu juga PT.Djarum memberikan dana kepada beberapa pelanggan untuk memasarkan produknya sehingga tercipta hubungan yang sangat dekat.
Profesionalisme. Profesional dalam membangun perusahaan secara baik, dimulai dengan perekrutan karyawan-karywati yang potensial (salah satu elemen vitas bagi kegemilangan gerak sebuah perusahaan). Kemampuan perusahaan untuk melakukan inovasi secara terus menerus. seiring tuntutan tersebut, PT.Djarum selalu memberikan respon yang inovatif pada konsumen. Profesional dalam mengimplementasikan strategi-strategi yang telah dirancang dengan penuh optimis. Dengan profesionalisme tersebut semuanya dapat tercapai.

 
Organisasi yang terus belajar. Dengan keberhasilan yang diperoleh berupa penghargaan-penghargaan dan produk-produk yang inovatif,PT.Djarum tidak berpuas hati, dengan keberhasilan tersebut, selalu belajar keberhasilan itu. Tidak hanya selalu menilai perusahaannya sendiri. Melakukan sharing dengan perusahaan lain berbagi pengetahuan.
Satu keluarga.Rasa kekeluargaan sangat terasa di lingkungan PT.Djarum, ini terlihat ketika pada waktu istirahat, terkadang para direksi bergabung bersama karyawan,berbagi cerita, bercanda, ini menciptakan kesenangan bagi para karyawan.Disinilah kekompakan dari segenap jajaran manajemen dan karyawan. Mereka bersama-sama untuk memajukan perusahaan,dengan dukungan organisasi yang solid,serta kerja keras dari semua karyawan.
Tanggung Jawab Sosial. Dalam hal tanggung jawab sosial, untuk karyawan, PT.Djarum sangat memperhatikan karyawannya dengan memberikan jaminan sosial berupa jaminan kesehatan,hadiah tahunan, tunjangan, jaminan kecelakan,jaminan pensiun. PT.Djarum juga memberikan beasiswa pendidikan pada anak-anak karyawan sehingga dapat melanjutkan pendidikannya dengan baik. Tanggung Jawab Sosial yang diberikan PT.Djarum tidak hanya pada karyawannya tetapi juga pada masyarakat umum.Untuk melaksanakan tanggung jawab ini PT.Djarum melakukan Coorporate Social Responbility (CSR), yang sangat jelas saat ini, yaitu : Djarum memberikan dananya 30 Milliar dalam pembangunan lapangan bulutangkis, GOR PT.Djarum Bakti Bangsa, yang digunakan untuk merekrut para pemain bulutangkis yang handal berkelas dunia. Dalam bidang lingkungan PT.Djarum memberikan secara cuma-cuma pohon-pohon untuk penghijauan.Dengan ke lima nilai pengembangan tersebut, membuat PT.Djarum semakin memantapkan perjalanannya dalam industri rokok murni pribumi, tanpa tersentuh oleh aset-aset asing. Semangat Nasionalismelah yang semakin membangkitkan perusahaan ini.

Tugas 2

5 Bentuk Sumber yang dikelola Oleh Seorang Manajemen

lima bentuk sumber yang dikelola oleh seorang manajer adalah :

•  Manusia

Manusia berperan penting dalam proses pengeolalaan Manajemen, karena disinilah titik tonggak pengolahan Informasi yang akan disampaikan dan diatur dalam sebuah proses manajemen pada suatu perusahaan atau instansi tertentu.

•  Material

Material merupakan salah satu sumber yang bisa dikelola seorang Manajer untuk dijadikan barang modal yang akan di proses dalam sistem informasi manajemen ataupun perusahaannya sendiri untuk ditransaksikan

• Teknologi 

Merupakan salah satu sumber penghasilan dan penyempurnaan dari material yang sudah diolah dan bisa   menjadikan sebuah alat yang bisa mendatangkan keuntungan dari hasil proses dan transaksi yang dilakukan. dan bisa membantu dalam kelancaran proses kegiatan dalam sebuah perusahaan.

• Keuangan

Merupakan Modal yang sangat penting dalam menunjang aktivitas dan keseimbangan proses manajemen yang diterapkan serta menjadi sebuah sarana penting dalam sebuah perusahaan.

• Informasi

Merupakan data data yang perlu disimpan dan diolah karena sangat penting, setiap Informasi yang masuk perlu diolah dan didistribusikan kepada 4 titik point penting seperti yang dijelaskan diatas, sebagai contoh informasi pangsa pasar dan pendisitribusian barang yang akan menjadi sangat fatal jika ditanggapi dengan salah.

Tugas 3

Elemen lingkungan adalah organisasi/individu yang berada di luar perusahaan dan mempunyai pengaruh langsung/tak langsung pada perusahaan

Elemen lingkungan adalah organisasi/individu yang berada di luar perusahaan dan mempunyai pengaruh langsung/tak langsung pada perusahaan. Sebut dan Jelaskan elemen-elemen lingkungan manakah yang dapat secara mudah berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan transmisi elektronik.

Elemen Lingkungan yang berhubungan dengan Perusahaan dalam hal ini Elektronik adalah sebagai berikut: 

•  Internet

• Telepon / Handphone

• Faximille/Telegram

• Jaringan Komputer Kabel/Nirkabel

Penjelasan:

• Dengan Menggunakan Internet sebuah perusahaan dapat mengetahui pangsa pasar modal,serta pengiriman, pendistribusian barang/jasa/sumber daya dapat dikelola dengan baik.

• Dengan Telepon/Handphone dapat membuat sebuah perusahaan bisa saling terhubung dan sebagai media antar perusahaan satu dengan yang lain ataupun dengan konsumen.

• Faximille/Telegram sebuah perusahaan dapat mengirimkan dan menerima informasi informasi terkait walaupun dengan proses yang terlampau lama setidaknya bisa menggantikan proses pengolahan data informasi secara manual.  

• Jaringan Komputer dapat digunakan setiap perusahaan dengan konsumen ataupun dengan instansi tertentu untuk membuat sebuah kerjasama manajemen yang baik.

Sumber
       

        http://carapedia.com/pengertian_definisi_informasi_menurut_para_ahli_info504.htm     

  http://fabian-guitarist.blogspot.com/2009/03/ptdjarum.html 

 http://andrewcore-andrew.blogspot.com/2011/10/lima-bentuk-sumber-yang-dikelola-oleh.html

http://mawardi48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/langkah-langkah-yang-diperlukan-dalam-siklus-pengembangan-suatu-sistem-informasi-untuk-membangun-dan-mengimplementasikan-sistem-informasi-bisnis-di-suatu-perusahaan/